Event- & Betriebskoordination (w/m/d)

Du bist eine organisierte, verlässliche Persönlichkeit mit Organisationstalent, Eigeninitiative und
Freude an Kommunikation. Du übernimmst gerne Verantwortung, behältst den Überblick und
treibst Themen selbstständig voran.

Du findet bei uns einen abwechslungsreichen... 1 Event- & Betriebskoordination (w/m/d)

Teilzeit (20-30h/Woche)

Arbeitszeiten - nach Vereinbarung, innerhalb klassischer Bürozeiten:
- Montag bis Freitag zw. 08 & 17 Uhr oder zw. 09 und 18:00 Uhr


Deine Aufgaben
- zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Liebling im Volkstheater und dem Volkstheater sowie
zwischen der Bella Bella Bar und dem Bellaria Kino
- Bearbeitung und Koordination von Veranstaltungs-, Catering- und Reservierungsanfragen
- laufende Kommunikation mit Veranstalter_innen und Ansprechpartner_innen der beiden Häuser
- Erstellung und Nachverfolgung von Angeboten
- organisatorische Planung und Vorbereitung von Veranstaltungen und Caterings
- Abstimmung von Abläufen, Gästezahlen, Getränken, Speisen und besonderen Anforderungen
- Koordination aller relevanten Informationen zwischen den Häusern und unseren Teams
- Bearbeitung und Nachverfolgung laufender Anfragen, E-Mails und Follow-ups
- Überblick über Termine, Deadlines, offene Punkte und getroffene Vereinbarungen
- Dokumentation wichtiger Abläufe, Kontakte und Besonderheiten der beiden Häuser
- Sicherstellung sauberer Übergaben und Informationsflüsse
- enge Zusammenarbeit mit der operativen Leitung und Geschäftsführung


Du . . .
arbeitest strukturiert, selbstständig und verlässlich und hast Freude daran, unterschiedliche
Themen und Menschen zusammenzubringen. Wenn etwas noch nicht geklärt ist, fragst Du nach.
Wenn eine Deadline näherkommt, hast Du sie im Blick. Und wenn Du eine Aufgabe übernimmst,
kann man sich darauf verlassen, dass sie erledigt wird.

Idealerweise bringst Du mit:
- Erfahrung in Gastronomie, Veranstaltungsorganisation, Hotellerie, Kultur oder einem
vergleichbaren Umfeld
- Starke organisatorische Fähigkeiten und einen guten Überblick auch bei mehreren parallelen Themen
- eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
- klare, freundliche und verbindliche Kommunikation
- Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen und Ansprechpartner_innen
- Sicherheit im Umgang mit E-Mail und gängigen digitalen Tools
- ein gutes Verständnis für gastronomische Abläufe
- Bereitschaft, beide Standorte regelmäßig vor Ort kennenzulernen und deren Abläufe und
Besonderheiten wirklich zu verstehen
- Entsprechend sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift


Was uns wichtig ist
Die Position ist keine klassische Assistenzstelle.
Nach Deiner Einarbeitung kennst Du beide Häuser, ihre Ansprechpartner_innen und Abläufe so gut,
dass Du Deinen Verantwortungsbereich eigenständig koordinieren kannst. Du sorgst dafür, dass
Informationen dort ankommen, wo sie gebraucht werden, Vereinbarungen eingehalten werden und
nichts liegen bleibt.


Was Dich erwartet
- zwei besondere Arbeitsorte an der Schnittstelle von Gastronomie, Kino, Theater und Wiener Kulturleben
- ein unkompliziertes, kollegiales Team und kurze Entscheidungswege
- flexibler Gestaltung entsprechend den betrieblichen Anforderungen
- viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Deinen Aufgabenbereich aktiv mitzugestalten
- abwechslungsreiche Arbeit statt klassischem Büroalltag
- vergünstigter Konsum in allen unseren Gastronomiebetrieben
- direkter Einblick in Veranstaltungen, Premieren und den laufenden Kino- und Theaterbetrieb
- ein Arbeitsumfeld, in dem Eigeninitiative und gute Ideen ausdrücklich erwünscht sind


Interesse?
Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung und ein paar Zeilen darüber, warum die Position zu Dir passt.
Bewerbungen bitte per E-Mail an: [email protected] Das Mindestentgelt für die Stelle als Event- & Betriebskoordination (w/m/d) beträgt 2.800,00 EUR brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung. Bereitschaft zur Überzahlung.