Teamassistenz & Betriebsorganisation (m/w/d)

1 Teamassistenz & Betriebsorganisation (m/w/d) 30 Wochenstunden bevorzugt - Montag bis Freitag - Wien - Eintritt nach VereinbarungWorum Sie sich bei uns kümmern * Sie sind nach Ihrer Einarbeitung eine Anlaufstelle für nicht-medizinische organisatorische und administrative Anliegen im Team. * Sie nehmen Anliegen auf, sichten E-Mail-Eingänge, klären Zuständigkeiten, holen Rückmeldungen ein und behalten im Blick, was noch zu erledigen ist. * Wenn ein Arbeitsmittel oder Gerät nicht funktioniert, übernehmen Sie die organisatorische Klärung bis zur Lösung: Sie beschreiben das Problem, recherchieren mögliche Wege, kontaktieren die zuständigen Firmen oder Techniker, organisieren Reparaturtermine oder die Einsendung und verfolgen den Vorgang bis zur Rückgabe und Funktionsprüfung. * Sie behalten Bestand und Zustand unserer Arbeitsmittel und Geräte im Blick, koordinieren regelmäßige Wartungen, holen bei Bedarf Kostenvoranschläge ein und legen diese zur Entscheidung vor. * Sie stimmen weitere Termine und betriebliche Erledigungen mit Dienstleistern, Lieferanten und der Hausverwaltung ab. * Sie organisieren betriebliche Themen rund um Fuhrpark, Wäscheversorgung und Bestellungen. * Sie unterstützen bei der Organisation interner Schulungen und verfolgen administrative Schritte beim Eintritt neuer Mitarbeitender. * Sie bereiten wiederkehrende Unterlagen für Buchhaltung und Lohnverrechnung vor und prüfen sie auf Vollständigkeit. * Sie halten Dokumente, Verträge und Bestätigungen auffindbar, pflegen Übersichten zu Zuständigkeiten und Fristen und weisen rechtzeitig auf offene Punkte hin. * Sie arbeiten mit bestehenden Excel-Listen und betrieblichen Übersichten, halten diese nach Vorgaben aktuell und unterstützen bei der jährlichen Inventur. * Sie unterstützen die fachlich zuständigen Kolleg:innen bei organisatorischen Aufgaben rund um Qualität, Hygiene und die dazugehörigen Nachweise. * Sie bereiten Fragen, die eine Entscheidung brauchen, übersichtlich für die zuständigen Personen auf.Ihr Profil * Erfahrung in Teamassistenz, Büroorganisation oder betrieblicher Administration * Versiertes Deutsch in Wort und Schrift * Freude an einer vielseitigen Aufgabe und am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen * Eine selbstständige, sorgfältige und verlässliche Arbeitsweise * Die Fähigkeit, mehrere Themen im Blick zu behalten und Aufgaben konsequent abzuschließen * Freundliche und klare Kommunikation mit Kolleg:innen und externen Ansprechpersonen * Sicherer Umgang mit digitalen Anwendungen und vertraulichen Informationen * Praktisches Verständnis für technische Alltagsprobleme: Sie müssen diese nicht selbst reparieren, können aber die richtigen Schritte zur Lösung organisierenWir bieten * Eine vielseitige, langfristig angelegte Tätigkeit mit Einblick in unterschiedliche Bereiche unserer Gruppenpraxis * Strukturierte Einschulung in unsere betrieblichen Abläufe * Schrittweise Übernahme eigener Aufgaben und Verantwortung * Planbare Arbeitszeiten von Montag bis Freitag * Ein herzliches, kollegiales Team mit echtem ZusammenhaltGehalt: Für diese Position gilt der Kollektivvertrag für Angestellte bei Ärztinnen, Ärzten und Gruppenpraxen in Wien. Die Einstufung erfolgt in Berufsgruppe D. Das kollektivvertragliche Mindestgehalt beträgt € 2.502 brutto monatlich auf Vollzeitbasis bei 40 Wochenstunden. Abhängig von Qualifikation und Erfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung. Bei 30 Wochenstunden erfolgt die Bezahlung aliquot.Ihre Bewerbung: Für dieses Stellenangebot übernimmt das Arbeitsmarktservice (AMS-Lemböckgasse, Hr. BERGER) die Personalvorauswahl. Wenn Sie Interesse an dieser Stelle haben und die Anforderungen erfüllen, senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen mit dem Betreff "URFADG17376930" an:[email protected] Geben Sie bitte auch Ihr gewünschtes Beschäftigungsausmaß, Ihre zeitliche Verfügbarkeit und Ihre Brutto-Gehaltsvorstellung auf Vollzeitbasis an. Das Mindestentgelt für die Stelle als Teamassistenz ...