EXECUTIVE ASSISTANT & OFFICE MANAGER

1 EXECUTIVE ASSISTANT & OFFICE MANAGER Deine brill(i)anten Aufgaben Der Schwerpunkt deiner Position liegt auf Organisation, Administration und Koordination: * Unterstützung der Geschäftsleitung in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen * Office- und Back-Office-Management sowie Organisation des laufenden Agenturalltags * Termin-, Kalender- und Besprechungskoordination * Vor- und Nachbereitung von Meetings sowie Empfang und Betreuung von Gästen * Telefonische und schriftliche Kommunikation mit Kund:innen, Geschäftspartner:innen, Lieferant:innen und Dienstleister:innen * Einholung, Koordination und Vergleich von Angeboten * Einpflegen und Bearbeiten von Inhalten auf internen Medien, Websites und Blogs * Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, Drucksorten, Werbemitteln und sonstigen Agenturbedarfen * Vorbereitung der Buchhaltung inklusive Belegmanagement, Kassaführung und Abstimmung mit unserer Steuerberatung * Ablage, Dokumentation und Pflege interner Unterlagen und digitaler Systeme * Unterstützung bei der Organisation unserer Hard- und Software bzw. IT-Infrastruktur in Zusammenarbeit mit externen Partner * Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams * Koordination der Medienbeobachtung bzw. des ClippingservicesDas bringst du mitAußerdem wünschen wir uns: * eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation * ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Freude am Koordinieren * kaufmännisches Grundverständnis und idealerweise Grundkenntnisse in Buchhaltung und Administration * fortgeschrittene Deutschkenntnisse und einen sicheren schriftlichen Ausdruck * gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift * hohe digitale Kompetenz und Interesse an neuen Technologien * einen selbstverständlichen Umgang mit modernen KI-Tools wie ChatGPT, Microsoft Copilot oder vergleichbaren Anwendungen * freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten * ausgezeichnete Umgangsformen und Freude am Kontakt mit Menschen * Diskretion, Verlässlichkeit und Eigenverantwortung * eine echte Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, dort anzupacken, wo gerade Unterstützung gebraucht wird * Wenn du bereits in einer PR-, Kommunikations-, Werbe- oder Eventagentur gearbeitet hast und Agenturabläufe kennst, ist das ein großes Plus - aber keine Voraussetzung. * Gute Umgangsformen und eine kommunikative Art * Führerschein B Das erwartet dich bei BRILLIANTEin abwechslungsreicher Arbeitsplatz mitten in der Kommunikations- und Eventbranche, spannende Kund:innen und Projekte sowie ein brill(i)antes Team, in dem kurze Wege und Eigenverantwortung sowie Wertschätzung und Teamgeist gelebt werden.Du arbeitest direkt mit der Geschäftsleitung und unserem Team zusammen und erhältst einen umfassenden Einblick in unterschiedlichste Projekte und Branchen. * eine vielseitige Position mit viel Eigenverantwortung * direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsleitung und Team * spannende Projekte aus PR, Kommunikation und Events * ein modernes, digitales Arbeitsumfeld * den selbstverständlichen Einsatz neuer Technologien und KI-Anwendungen * kurze Entscheidungswege * Raum für fachliche und persönliche Weiterentwicklung * ein wertschätzendes, engagiertes Team * Firmeneigener Parkplatz bzw. beste Anbindung an den öffentlichen Verkehr * Bruttomonatsgehalt ab € 2.800,- auf Vollzeit-/38 Stunden-Basis, abhängig von Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung. Eine entsprechende Überzahlung ist möglich. Bewerben Sie sich im Rahmen einer Vorauswahl und senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung (Anschreiben, lückenloser Lebenslauf, Dienstzeugnisse) vorzugsweise per E-Mail und unter Angabe der AUFTRAGSNUMMER 17399609 an [email protected]Arbeitsmarktservice Salzburg-Stadt - Raiffeisenstraße 20 - 5020 Salzburg - Tel.Nr. 05 0904 510 DW 424>> Ohne Angabe der Auftragsnummer kann Ihre Bewerbung nicht bearbeitet wer...