Teamassistenz (m/w/x)

1 Teamassistenz (m/w/x) Voll- oder TeilzeitIhre Aufgaben * Vorbereitung von Terminen, Meetings, Kundengesprächen und Präsentationsunterlagen * Laufende Buchhaltungsvorbereitung: Belegerfassung, Kontierung, Abstimmung mit Steuerberatung und Buchhaltung * Pflege und Betreuung unseres ERP-Systems (Odoo): Stammdaten, Aufträge, Rechnungen, Zahlungsabgleich * Rechnungskontrolle (Eingangsrechnungen prüfen, freigeben, Auffälligkeiten klären) * Rechnungsversand und Zahlungsüberwachung inklusive freundlicher Erinnerungen im Mahnwesen * Organisation von Dienstreisen: Flüge, Hotels, Bahn, Visa, Reiseunterlagen und Spesenabrechnung * Planung und Nachbereitung von Messebesuchen und Veranstaltungen, etwa Executive Dinners * Betreuung unseres Teams, unserer Kandidatinnen und Kandidaten sowie unserer Kunden im täglichen Kontakt * Pflege von Kontakt- und Kundendaten im CRM sowie Datenqualität in Odoo * Terminkoordination über Zeitzonen hinweg (Wien, New York, Düsseldorf, Hongkong, Shanghai) * Verfassen und Korrigieren englischer und deutscher Geschäftskorrespondenz * Unterstützung bei Newsletter-Aussendungen, Mailings und Eventeinladungen * Unterstützung bei der Recherche für Search-Projekte und bei Kandidatenunterlagen * Verwaltung von Verträgen, Kooperationsvereinbarungen und Ablage (digital, DSGVO-konform) * Mithilfe bei Reportings und Auswertungen, etwa Umsätzen und offenen Posten * Ansprechperson für Lieferanten, Behörden und externe DienstleisterIhr Profil * Abgeschlossene Matura (AHS oder BHS, idealerweise HAK/HLW); eine kaufmännische Zusatzausbildung ist von Vorteil * Erste Berufserfahrung in Assistenz, Office-Management oder Buchhaltung; Quereinsteiger:innen mit Organisationstalent sind willkommen * Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, sicher am Telefon, in Videocalls und in der E-Mail-Korrespondenz; * Sicherer Umgang mit ERP-Systemen und MS Office; Odoo-Kenntnisse sind ein Plus, die Bereitschaft, sich rasch einzuarbeiten, ist Pflicht * Gutes Zahlenverständnis und eine sorgfältige, strukturierte Arbeitsweise * Diskretion im Umgang mit vertraulichen Kunden- und Kandidatendaten * Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und die Fähigkeit, selbstständig Prioritäten zu setzenSo arbeiten wirWir sind ein freundliches, internationales Team, aber kein klassisches Büroteam: Wir suchen jemanden, der gern effektiv und fokussiert arbeitet und sich nicht an einen Arbeitsplatz gebunden fühlt. Gearbeitet wird im Homeoffice oder von dort, wo sich der Computer gerade befindet, ob zu Hause, unterwegs oder auf Reisen. Wer lieber konzentriert Aufgaben abarbeitet, als den Tag bei einem gemeinsamen Kaffee in der Teeküche zu verbringen, fühlt sich bei uns wohl. Das heißt nicht, dass wir uns nicht schätzen: Wir stimmen uns regelmäßig per Video, Telefon und Slack ab, sind füreinander erreichbar und treffen uns bei Events, Messen und Teamterminen persönlich. Der tägliche Weg ins Büro entfällt jedoch; Sie entscheiden, wo Sie am besten arbeiten, und wir bewerten Ergebnisse, nicht Anwesenheit. Gute Englischkenntnisse sind dabei Alltag, denn Abstimmungen mit unseren Standorten in New York, Düsseldorf, Hongkong und Shanghai laufen häufig auf Englisch.Weitere Vorteile * Flexible, ortsunabhängige Arbeit mit freier Zeiteinteilung im Rahmen der Aufgaben * Arbeitsplatzausstattung für das Homeoffice (Laptop, Software) * Spannende Einblicke in die internationale Welt des Executive Search und enger Kontakt zu Führungskräften namhafter Unternehmen * Ein wertschätzendes, offenes Team an vier Kontinenten mit kurzen Entscheidungswegen * Entwicklungsmöglichkeiten, etwa Richtung Office-Management oder ResearchBewerbungHaben wir Ihr Interesse geweckt?Dann senden Sie uns Ihren Lebenslauf und ein kurzes Motivationsschreiben auf Deutsch und Englisch an:David Ertler[email protected]Mehr über uns finden Sie unter:https://www.ertlerexecutivesearch.com Das Mindestentgelt für die Stelle als Teamassiste...