Executive Assistant & Team Coordinator (w/m/d)

Gemeinsam zukunftsweisende Lösungen für die Wirtschaftswelt von morgen entwickeln: Das ist das Ziel unserer mehr als 1.000 Kolleg_innen an österreichweit vier Standorten (Wien, Linz, Salzburg und Klagenfu... 1 Executive Assistant & Team Coordinator (w/m/d) Jobbeschreibung
Stellenanzeigen ID: 1730165

Wien Vollzeit ab sofort Core Business Services

Dein Team & Umfeld


Unser Assistenzteam übernimmt eine zentrale Rolle in der organisatorischen und administrativen Unterstützung von Partner:innen und Fachbereichen. Gemeinsam gestalten sie effiziente Abläufe, fördern die kontinuierliche Weiterentwicklung von Prozessen und tragen zu einer zukunftsorientierten Ausrichtung des Backoffice-Bereichs bei.

Unser modernes Office im IZD-Tower mit Blick auf die Donau bietet Raum für Produktivität, kreative Pausen in der EY-Lounge und echten Teamspirit.

Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten


* Zentrale Ansprechperson für Partner:innen und Teams mit Verantwortung für die Koordination administrativer und organisatorischer Abläufe im Tagesgeschäft
* Fachliche Führung des Assistenzteams inklusive Ressourcenplanung, Priorisierung von Aufgaben sowie Förderung der Weiterentwicklung von Teammitgliedern
* Steuerung von Termin-, Reise- und Veranstaltungsorganisation sowie eigenständige Betreuung zentraler Office- und Projektprozesse
* Analyse, Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung bestehender Prozesse, Strukturen und Standards sowie Erstellung von Auswertungen, Berichten und Präsentationen als Entscheidungsgrundlage
* Identifikation und Umsetzung von Optimierungs- und Digitalisierungspotenzialen durch die Einführung moderner Tools, Automatisierungen und KI-gestützter Arbeitsweisen

Fähigkeiten für deinen Erfolg


Must-haves:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. HAK, HLW)
* Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management oder administrativen Projektumfeld
* Erste Führungserfahrung oder mehrjährige Erfahrung in der fachlichen Koordination von Teams
* Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und modernen digitalen Arbeitswerkzeugen
* Strukturierte Arbeitsweise gepaart mit Kommunikationsgeschick und Freude an der Übernahme von Verantwortung
* Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (C1-Niveau)



Nice-to-haves:
* Erfahrung in der Optimierung von Prozessen sowie Interesse an Organisationsentwicklung und kontinuierlicher Verbesserung
* Affinität zu neuen Technologien sowie Erfahrung im Einsatz von KI-gestützten Anwendungen, beispielsweise Microsoft Copilot



Grundsätzlich gilt: Ob nächster Karriereschritt oder bereits erfahrene:r Expert:in - wir bieten dir den passenden Rahmen, um deine Stärken einzubringen und weiter auszubauen.

Das bieten wir dir


* Flexibilität im Alltag: Homeoffice, Workation, Sabbatical sowie flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen eine individuelle Gestaltung deines Arbeitsalltags.
* Mobilität: Übernahme der Kosten für öffentliche Verkehrsmittel sowie zusätzliche Angebote wie Bike-Leasing erleichtern deinen Weg ins Office.
* Gelebte Feedbackkultur: Regelmäßige Feedbackgespräche, klare Entwicklungsziele und transparente Leistungsbeurteilung begleiten deinen Karriereweg bei EY.
* Weiterentwicklung: Vielfältige Trainings, Coachings und Lernangebote unterstützen deine fachliche und persönliche Entwicklung.
* Wellbeing: Angebote wie kostenfreie psychologische Beratung, Coaching-Möglichkeiten sowie Initiativen zur mentalen Unterstützung stärken dein persönliches Wohlbefinden.
* Sport & Ausgleich: Vergünstigtes myClubs Abo mit Zugang zu vielfältigen Sport- und Freizeitangeboten fördern den Ausgleich im Alltag.
* "Bring a Friend": Das eigene Netzwerk lohnt sich - Empfehlungen werden mit einer Prämie honoriert.



https://careers.ey.com/ey/job/Vienna-Executive-Assistant-&-Team-Coordinator-%28wmd%29-1220/1419797033/ Das Mindestentgelt für die Stelle als Executive Assistant & Team Coordinator (w/m/d) beträgt 2.712,15 EUR brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung.