Assistenz der Geschäftsführung & Eigentümerkoordination (m/w/d) als Karenzvertretung

1 Assistenz der Geschäftsführung & Eigentümerkoordination (m/w/d) als Karenzvertretung Befristete Karenzvertretung ab Dezember 2026Deine AufgabenGeschäftliche Assistenz und Koordination * Du organisierst und steuerst die Kalender und Termine von CEO und Gesellschaftern vorausschauend. * Du koordinierst Prioritäten, Fristen, Wiedervorlagen, Unterlagen und Unterschriften. * Du organisierst Geschäftsreisen inklusive Flügen, Hotels, Zügen und Transfers. * Du bereitest Meetings, Geschäftstermine, Auftritte und mehrtägige Events vor und nach. * Du erstellst Präsentationen, Briefings, Entscheidungsgrundlagen und Gesprächsinformationen. * Du übernimmst organisatorische und administrative Projekte sowie Amtswege und Abstimmungen mit Behörden.Kommunikation und Schnittstellen * Du bist zentrale interne Schnittstelle für CEO und Gesellschafter und stellst einen verlässlichen Informationsfluss sicher. * Du bearbeitest und priorisierst E-Mails, Korrespondenz und Anfragen. * Du erkennst, was du selbst erledigen, vorbereiten, delegieren oder unmittelbar vorlegen musst. * Du kommunizierst professionell, verbindlich und serviceorientiert - persönlich, telefonisch und schriftlich.Private Assistenz für die Familie * Du organisierst private Reisen, Termine, Urlaubsaufenthalte und Transfers. * Du koordinierst Reservierungen mit Hotels, Reiseanbietern, Veranstaltern und Fahrdiensten. * Du behältst Fristen rund um Pässe, Visa, Einreisebestimmungen und notwendige Dokumente im Blick. * Du gehst mit persönlichen Daten, Reiseinformationen und Terminen äußerst diskret und verantwortungsvoll um. * Bei dringenden Anliegen während laufender Reisen unterstützt du im Rahmen klar vereinbarter Regelungen gelegentlich auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten oder am Wochenende.Vor-Ort-Unterstützung und Projekte * Du unterstützt bei ausgewählten Terminen, Auftritten, Messen und Events persönlich vor Ort. * Du begleitest Haya bei Bedarf zu öffentlichen Terminen. * Du übernimmst für Ilan organisatorische Amtswege und holst erforderliche Unterschriften in Wien ein. * Du koordinierst bereichsübergreifende Projekte, verfolgst Aufgaben und Fristen und machst offene Entscheidungen, Abweichungen und Risiken sichtbar. * Du sorgst dafür, dass Vereinbartes umgesetzt wird und im Tagesgeschäft nicht verloren geht.Das bringst du mit * Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, oder Office-Management-Rolle von Vorteil; Erfahrung in geschäftlicher und privater Assistenz ist von Vorteil. * Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie ein ausgeprägtes Gespür für Prioritäten, Fristen und kurzfristige Änderungen. * Erfahrung im Kalender-, Termin- und Reisemanagement inklusive eigenständiger Buchungskoordination. * Eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise. * Diskretion, Loyalität, Integrität und Sicherheit im Umgang mit vertraulichen Informationen. * Deutschkenntnisse ab Niveau C1 (dem Arbeitsplatz entsprechend) * Sicherer Umgang mit gängigen Office- und digitalen Kommunikationstools. * Freude an Schnittstellenarbeit sowie hohe Verlässlichkeit und Umsetzungsstärke. * Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen und persönlicher Präsenz in Wien sowie fallweise in Klosterneuburg. * Zeitliche Flexibilität im Rahmen klar vereinbarter Regelungen. * Ruhe, Professionalität und Lösungsorientierung auch in dynamischen Situationen.Von Vorteil * Erfahrung in einem eigentümergeführten Unternehmen oder in der Zusammenarbeit mit Unternehmerfamilien. * Erfahrung mit Projekten, Auftritten, Messen, Events oder bereichsübergreifenden Initiativen, Behördenkontakten, Amtswegen und Unterschriftenkoordination. * Gute EnglischkenntnisseDas bieten wir dirWir bieten eine Vielzahl an Benefits für unsere Mitarbeiter_innen.

Diese können Sie gerne auf unserer Homepage entnehmen.Wenn du dich in dieser Beschreibung wiederfindest und Teil der NENI-Familie werden möchtest, freuen wir uns auf deine Bewerbung inkl. vollständiger Unt...