Office Manager:in - Projektassistenz (m/w/d)

Bei https://smartpm.solutions zählen wir aufeinander. Wir sind ein internationales Team (HQ Wien), das praxiserprobte, voll integrierte Controllinglösungen entwickelt. Damit ermöglichen wir Controllern, CFOs und CEOs tagesaktuelle, verlässliche Entscheidungen.

Was uns ausmacht:

Teamspirit: Wir tauschen uns aus, helfen einander, feiern Erfolge.

Kurze Wege: Direkt, unkompliziert, auf Augenhöhe.

Wertschätzung: 4,8/5 Sterne von Kunden, Top-Empfehlungen auf Kununu von Kollegen.

Wenn du Freude an Verantwortung, Teamwork und ehrlichem Feedback hast, bist du bei uns richtig. Komm zu uns und gestalte die Zukunft des Controllings mit. 1 Office Manager:in - Projektassistenz (m/w/d) Deine Aufgaben als Office Manager:in - Projektassistenz

Als Teil unseres Teams sorgst du dafür, dass Organisation und Projekte reibungslos laufen. Du unterstützt die Geschäftsführung und die Projektteams bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Aufgaben - immer mit Blick auf Effizienz, Qualität und Teamzusammenarbeit.

Deine Aufgaben:

* Organisation und Koordination des Office-Alltags (Kommunikation, Terminplanung, Reisemanagement, Materialverwaltung, Postein- und -ausgang sowie Nachbestellungen)

* Rechnungserstellung, Qualitätssicherung und Nachverfolgung der Zahlung

* Unterstützung der Geschäftsführung in administrativen und organisatorischen Belangen

* Mitarbeit in internen Projekten - von der Vorbereitung über die Abstimmung bis zur Umsetzung

* Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen, Listen, Präsentationen und Auswertungen

* Unterstützung des Projektmanagements bei Planung, Dokumentation und Nachverfolgung von Aufgaben

* Pflege und Weiterentwicklung interner Abläufe, Tools und Vorlagen

* Schnittstelle zwischen Management, Vertrieb, Marketing, IT und Consulting

Was wir suchen

* Idealerweise fortgeschrittenes Studium (BWL, IT, Projektmanagement o.ä)

* Erfahrung mit Project Management und Controlling

* Eine energische, proaktive und systematische Arbeitsweise

* Empathie, Freundliches Wesen, Teamspirit

* Gute organisatorische Fähigkeiten, strukturierte Arbeitsweise

* Keine Vorbehalte gegen Blumengießen oder Wartung der Kaffeemaschine ¿

* Fließende Englisch- (C1) und Deutschkenntnisse (C2), idealerweise Französisch-Kenntnisse (B1)

* Sehr gute kommunikative Fähigkeiten und Überzeugungskraft sowie professionelles Auftreten

* Eine stark ausgeprägte, kundenorientierte Servicementalität

* Jahres-Brutto-Gehalt auf Basis Vollzeit 35.000 Euro - je nach Vorerfahrung im Fachbereich

Was wir bieten

* Eine spannende, herausfordernde Tätigkeit

* Flexibilität bezüglich des Arbeitsplatzes (Arbeitszeiten auf Vertrauensbasis)

* Kompetitives Gehalt mit Fixum und erfolgsbasiertem Anteil

* Vollzeitanstellung bei solidem, langfristigem Arbeitgeber, Familienbetrieb

* Verantwortungsübernahme und selbständiges unternehmerisches Denken/Handeln

* Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten

* Internationales Umfeld, weltweite Kunden

* Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege, agile, strukturierte Arbeitsprozesse

* Modernes Büro, Nähe Mariahilfer Straße in Wien

* Großartiges Team mit offenen Türen und offenem Herzen

Jetzt bewerben

Bitte bei der Bewerbung Lebenslauf, Motivation, Verfügbarkeit (Wochenstunden), Zeugnisse und Gehaltvorstellung mitsenden. Bitte das Formular unten ausfüllen und alle Anlagen beifügen oder die vollständige Bewerbung inklusive aller Unterlagen an Marina Hein senden: [email protected]. Wir freuen uns auf Deine Bewerbung! (Maximaler Upload von Dateien: 100 MB) Das Mindestentgelt für die Stelle als Office Manager:in - Projektassistenz (m/w/d) beträgt 35.000,00 EUR brutto pro Jahr auf Basis Vollzeitbeschäftigung. Bereitschaft zur Überzahlung.