Backoffice Mitarbeiter_in / Office Management (m/w/d) - (Teilzeit, 25 bis 30 Wochenstunden)

Ihre Adresse im Herzen Wiens.

Wir sind ein Wiener Dienstleistungsunternehmen im Bereich Coworking und Büroservice und betreuen Geschäftskund:innen bei Postbearbeitung, Digitalisierung und administrativer Organisation. 1 Backoffice Mitarbeiter_in / Office Management (m/w/d) - (Teilzeit, 25 bis 30 Wochenstunden)

Ihre Aufgaben

* Bearbeitung, Erfassung und Digitalisierung der eingehenden Kundenpost (Scannen, Zuordnen, Weiterleiten)

* Allgemeine Büroorganisation, Ablage und Dokumentenverwaltung

* Telefonische Kundenbetreuung, Annahme und Bearbeitung von Anfragen, gelegentlich auch aktive Anrufe bei Kund:innen und Partnern

* Kundenkommunikation per E-Mail, Betreuung von Kundenanfragen

* Termin- und Fristenmanagement, Nachverfolgung offener Vorgänge

* Schriftverkehr mit Post, Behörden und Partnerunternehmen

* Postgänge zur naheliegenden Postfiliale

Voraussetzungen und Kenntnisse

* Mehrjährige Berufserfahrung im Backoffice, Sekretariat oder Office Management

* Sehr gute EDV Kenntnisse, sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel) sowie Bereitschaft, sich in webbasierte Kundenportale und Ticketsysteme einzuarbeiten

* Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise

* Hohe Genauigkeit und Verlässlichkeit, da wir mit sensiblen Kundendokumenten arbeiten

* Absolute Diskretion und Verschwiegenheit (Postgeheimnis, DSGVO)

* Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil (wir betreuen auch internationale Kund:innen)

* Freude am Telefonieren und freundliches, serviceorientiertes Auftreten im Kundenkontakt

* Von Vorteil: Erfahrung mit Behördenwegen, Firmenbuch, Gewerbebehörde sowie mit Zustellformen wie RSa und RSb

Arbeitszeiten

25 bis 30 Wochenstunden, Montag bis Freitag. Wichtig ist uns eine Verfügbarkeit am Nachmittag, da hier der Schwerpunkt der Postbearbeitung und der telefonischen Kundenbetreuung liegt. Die genaue Verteilung der Stunden legen wir gerne gemeinsam und flexibel fest.

Arbeitsort ist unser Büro in der Seitenstettengasse 5/37, 1010 Wien.

Entgelt

Das Bruttomonatsgehalt beträgt auf Basis Vollzeit EUR 2.900,00. Die tatsächliche Einstufung erfolgt nach Kollektivvertrag entsprechend den anrechenbaren Verwendungsgruppenjahren, eine Überzahlung je nach Qualifikation und Berufserfahrung ist möglich.

Bewerbung

Bewerbungen bitte per E Mail an [email protected] , z. H. Herrn Stephan Holzbach. Für Rückfragen stehe ich auch telefonisch unter +43 699 1618 1144 zur Verfügung.

Wir freuen uns ausdrücklich über Bewerbungen von Personen mit langjähriger Berufserfahrung, insbesondere ab 50 Jahren. Berufliche Wiedereinsteiger:innen sind ebenso willkommen. Das Mindestentgelt für die Stelle als Backoffice Mitarbeiter_in / Office Management (m/w/d) - (Teilzeit, 25 bis 30 Wochenstunden) beträgt 2.900,00 EUR brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung. Bereitschaft zur Überzahlung.