Office Manager_in mit Empfangsverantwortung (m/w/x)

1 Office Manager_in mit Empfangsverantwortung (m/w/x) Wir suchen eine_n engagierte Office Manager_in (m/w/x) mit Empfangsverantwortung für unseren

Standort in 1220 Wien

Über die Rolle

Du bist die zentrale Anlaufstelle in unserem Wiener Büro - für Kolleg_innen, Gäste und Geschäftspartner_innen. Mit deinem Organisationstalent und deiner herzlichen Art sorgst du dafür, dass im Office alles rund läuft: vom professionellen Empfang über die Meetingorganisation bis hin zur administrativen Unterstützung verschiedener Teams.

Deine Aufgaben

Empfang & Gästebetreuung

* Du bist das Gesicht unseres Unternehmens - du empfängst Gäste, Kund_innen und Partner_nnen

professionell und herzlich

* Du betreust die Telefonzentrale und steuerst die Besucherverwaltung über unser digitales Zugangssystem

* Du koordinierst die Zusammenarbeit mit externen Sicherheits- und Empfangsdiensten

Empfangsnahe Administration & Dokumentenmanagement

Kernbereich: Dokumenten- und Prozessmanagement (Finance-relevant)

* Du steuerst und koordinierst den gesamten Dokumentenfluss zwischen Reception, Leasing und Accounts Receivable

* Du stellst die fristgerechte Bearbeitung und Weiterleitung aller vertragsrelevanten Dokumente sicher

* Du prüfst eingehende Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung

* Du unterstützt bei der Einhaltung interner Kontrollanforderungen (Internal Controls)

* Du bringst dich in die kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse und Dokumentenabläufe ein

Meeting- & Terminorganisation:

* Du koordinierst interne und externe Meetings - von der Raumbuchung über die Technik bis zur Einladung

* Du unterstützt bei der Kalenderkoordination und sorgst dafür, dass Besprechungen reibungslos ablaufen

Reise- & Eventmanagement:

* Du buchst Geschäftsreisen (Flug, Bahn, Hotel) und kümmerst dich um die Reisekostenabrechnungen

* Du organisierst Firmenevents, Catering und Bewirtungen - von der Planung bis zur Umsetzung

* Du unterstützt bei der Dokumentation von CO2-relevanten Reisedaten

Bereichsübergreifende Administrative Unterstützung:

* Du übernimmst vielfältige administrative Aufgaben für die Bereiche Legal, HR, Controlling und Office Management

* Du koordinierst Bestellungen, Reparaturen und technische Services

* Du unterstützt beim Rechnungsmanagement und bei digitalen Freigabeprozessen

Office-Pflege:

* Du kümmerst dich um die Instandhaltung der Office-Begrünung (Pflege, Koordination externer Dienstleister bei Bedarf)

Das bringst du mit:

Must-have

* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

* Mehrjährige Berufserfahrung im Empfangs- oder Office-Management-Bereich

* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Outlook

* verhandlungssichere Deutsch- und gute Englischkenntnisse

* Professionelles und freundliches Auftreten

* Hohe Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise

Das ist ein Plus:

* Erfahrung mit digitalen Besucher_innen- oder Dokumentenmanagementsystemen

* Kenntnisse in der Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung

* Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld

Was wir bieten

* Modernes Büro im Herzen von Wien mit sehr guter öffentlicher Anbindung

* Vollzeit 40h/Woche - fixen Arbeitszeiten - jedoch Möglichkeit intern abzustimmen und gelegentlich an persönliche Bedürfnisse anzupassen

* Bruttomonatsgehalt auf Vollzeitbasis: € 3.000,- brutto. Je nach Qualifikation und einschlägiger Berufserfahrung besteht die Bereitschaft zur Überzahlung.

* Zuschuss zur Wiener Linien Jahreskarte

* Essensgutscheine (€ 8 pro Arbeitstag)

* Regelmäßige Teamevents und ein wertschätzendes Miteinander

* Gratis Parkplatz am Office-Standort

* Gratis Kaffee, Obst und Müsli im Office

Sende uns deine aussagekräftige Bewerbung mit aktuellem Lebenslauf, gültigem Lichtbildausweis und

Meldezettel an:

>>> [email protected] <<< Das Mindestentgelt für die Stelle als Office Manager_in mit Empfangsverantwortung (m/w/x) beträgt 3.000,00 ...