Mitarbeiter:in Office Management (Teilzeit: ca. 25-30h/Woche) - Job ID: 271286

Das AIT Austrian Institute of Technology ist Österreichs größte Research and Technology Organisation (RTO). Unser Ziel ist es,... 1 Mitarbeiter:in Office Management (Teilzeit: ca. 25-30h/Woche) - Job ID: 271286 CENTER FOR INNOVATION SYSTEMS & POLICY
* Als Teil unseres Office Management Teams imhttps://www.ait.ac.at/ueber-das-ait/center/center-for-innovation-systems-policy unterstützen Sie proaktiv die Center- und Unit-Leitungen sowie deren Teams aus international Forschenden im täglichen operativen Geschäft, um die bestehenden Forschungs- und Beratungsprojekte auch aus administrativer und organisatorischer Sicht erfolgreich abzuwickeln - von Unterschriftshandling über Terminorganisationen bis hin zu Unterstützung bei der Eventplanung, wodurch Sie nachhaltig zur effizienten Umsetzung von Prozessen und Arbeitsabläufen beitragen.
* Sie organisieren Arbeitsprozesse sowie Informationsflüsse im Center und an der Schnittstelle zu anderen Organisationseinheiten effizient und vorausschauend.
* Sie übernehmen ein breites und abwechslungsreiches Aufgabengebiet, in welches Sie gerade zu Beginn durch Ihre Office-Kolleg:innen eingeführt und begleitet werden.
* Sie sind eine wichtige Anlaufstelle für die Kolleg:innen aus der Forschung, bei Fragen zu organisatorischen Abläufen und wickeln diese und Ihre Aufgaben rasch, strukturiert und lösungsorientiert ab.
* Sie geben den Mitarbeitenden Support in der AIT-Toollandschaft und helfen ihnen, die notwendigen Schritte zu setzen (etwa für Projekte, bei Anträgen für Dienstreisen, bei der Arbeitszeiterfassung, etc.).
* Sie sind Schnittstelle zu anderen Abteilungen des AIT und dessen Serviceeinheiten (z.B. Einkauf, Human Resources, Marketing, etc.) und gewährleisten effiziente Informationsflüsse.
* Sie bewahren den Blick fürs Ganze und durch Ihre Flexibilität fällt es Ihnen leicht, mit unterschiedlichsten Aufgaben umzugehen.
* Mit Ihrem Teamgeist und Ihren Kompetenzen nehmen Sie in der Competence Unit eine Schlüsselfunktion für die Gewährleistung reibungsloser Prozessabläufe wahr und sind die erste Ansprechperson für neue und bestehende Mitarbeiter:innen.

Als Ingenious Partner zeichnet Sie aus:
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Lehre, HAK, HAS)
* Mehrjährige Erfahrung im Bereich Assistenz- und Office Management
* Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (inkl. Outlook, Excel, PowerPoint, Teams)
* Bereitschaft zur Einarbeitung und Betreuung der AIT-Toollandschaft (UNIT4, Doxis, SAP/HCM, eRecruiter)
* Ausgezeichnetes Kommunikationsvermögen, eine hohe Teamfähigkeit sowie ein offenes und dynamisches Auftreten
* Begeisterungsfähigkeit, hohe Einsatzbereitschaft und Freude, sowie Zuverlässigkeit und Diskretion
* Eigenständiges und lösungsorientiertes Denken, sowie eine genaue Arbeitsweise
* Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Was Sie erwarten können:
Das Bruttojahresgehalt bei Vollzeit (38,5 h / Woche) gemäß Kollektivvertrag beträgt EUR 49.980, --. Das aktuelle Gehalt wird entsprechend Ihren Qualifikationen und Erfahrungen individuell festgelegt. Darüber hinaus bieten wir neben zahlreichen Benefits flexible Arbeitsbedingungen, individuelle Weiterbildungs- und Karrieremöglichkeiten in einem hochinnovativen Umfeld.

Am AIT schaffen wir ein inklusives und familienfreundliches Arbeitsumfeld, das Chancengleichheit fördert und Vielfalt in der Belegschaft sowie in Führungspositionen gezielt ausbaut. Unter anderem setzen wir uns für eine Erhöhung unseres Frauenanteils im Unternehmen ein und freuen uns daher besonders über Bewerbungen von Frauen.

Bitte übermitteln Sie uns Ihre kompletten Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Motivationsschreiben, relevanten Zeugnissen und Dokumenten sowie einem Identitätsnachweis, online.

https://jobs.ait.ac.at/Job/271286 Das Mindestentgelt für die Stelle als Mitarbeiter:in Office Management (Teilzeit: ca. 25-30h/Woche) - Job ID: 271286 beträgt 49.980,00 EUR brutto pro Jahr auf Basis Vollzeitbeschäftigung. Bereitschaft zur Überzahlung.