Abteilungssekretär:in (m/w/d)

Die Medizinische Universität Wien zählt mit rund 6.500 Mitarbeiter:innen und 8.600 Studierenden zu einer der größten biomedizinischen Spitzenforschungs- und Lehrinstitutionen Europas. Die Abteilung für Molekulare Neurowissenschaften des Zentrums für Hirnforschung sucht voraussichtlich ab 5. Oktober 2026, in Vollzeit und befristet bis 30. November 2029 (Ersatzkraft) 1 Abteilungssekretär:in (m/w/d) Ihre Aufgaben

* Bearbeitung und Koordination von Personalangelegenheiten für Mitarbeiter:innen (Verträge, Budgetplanung, Organisation internationaler Reisen, Datenverwaltung, Organisation der Mitarbeiter:innengespräche etc.)

* Verwaltung, Kontrolle und Bearbeitung der für die Forschungsgruppen verfügbaren Forschungsmittel (interne Koordination von Rechnungen, Handkassa, Zahlungen etc. in Zusammenarbeit mit dem Finanzmanagement)

* Zusammenarbeit, Kommunikation und Organisatorisches mit internationalen Partnern und Forschungsnetzwerken

* Persönliche Assistenz des Abteilungsleiters in organisatorischen Angelegenheiten

Ihr Profil

· Matura oder gleichzuhaltende Qualifikation

· Bachelor-Studium erwünscht

· Buchhaltungs- und EDV-Kenntnisse

· Erfahrung mit der Verwaltung von Fördermitteln

· Erfahrung mit größeren Netzwerken von Mitarbeiter:innen

· Erfahrung im multinationalen Umfeld

· Teamfähigkeit, genaue und strukturierte Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein

· Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten, Kommunikation

· Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung (Uni-KV, VerwGr. IIIb) beträgt derzeit Euro 3.131,-- brutto (14x jährlich) auf Vollzeitbasis und kann sich eventuell durch die Anrechnung von entsprechenden, einschlägigen Vorerfahrungen und um sonstige mit den Besonderheiten des Arbeitsplatzes verbundene Entgeltsbestandteile erhöhen.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen und/oder chronischen Erkrankungen und laden daher besonders dazu ein. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die https://br-ap.meduniwien.ac.at/en/ueber-uns/behindertenvertrauenspersonen/.

Die Informationen gemäß Datenschutz-Grundverordnung finden Sie unter http://www.meduniwien.ac.at/datenschutz/bewerbungen.

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen, bestehend aus Lebenslauf, Anschreiben und gegebenenfalls Zeugnisse und Zertifikate als Nachweis der gewünschten Qualifikationen. Bei reglementierten Berufen legen Sie bitte auch einen Nachweis der Berufsberechtigung bei.

Bewerben Sie sich bis zum 30. September 2026 über unsere Homepage: [https://www.meduniwien.ac.at/web/karriere/offene-stellen/personalmitteilungsblatt-nr37/26/nr37-hirnforschung-kennzahl-540/26/?ADMCMD_simTime=1788904860].

Kennzahl: 540/26

Es wird darauf hingewiesen, dass Bewerber:innen keinen Anspruch auf Abgeltung von Reisekosten in

Zusammenhang mit dem Bewerbungsgespräch haben. Das Mindestentgelt für die Stelle als Abteilungssekretär:in (m/w/d) beträgt 3.131,00 EUR brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung.