Office Manager_in (m/w/d)

Das Universalmuseum Joanneum ist mit 5 Millionen Sammlungsobjekten und rund 600 ständigen Mitarbeiter*innen die wichtigste wissenschaftlich-kulturelle Institution des Landes Steiermark und das größte Univer... 1 Office Manager_in (m/w/d) Zu Ihren Aufgaben zählen:

* Zentrale Schnittstelle in der Abteilung Schloss Trautenfels
* Büroorganisation und Assistenztätigkeit zur Unterstützung der Abteilungsleitung
* Ansprechperson für interne und externe Stakeholder und Anfragen aller Art (z. B. Gästeauskünfte, Anfragen für Führungen, Terminvereinbarungen)
* Bestellwesen, Beauftragungen und Kostenmanagement (BMD)
* Betreuung der Handkassa, Kreditkartenabrechnung, Erstellung von Ausgangsrechnungen
* Betreuung der Personalagenden, Administration und Betreuung von Dienstreisen und der Zeiterfassung
* Pflege der CRM-Kontakte und Datenbanken
* Koordinierungsaufgaben und Mitarbeit bei Veranstaltungen und Sonderausstellungen
* Mitarbeit bei der Abwicklung des Leihverkehrs (Registratur) und bei der Sammlungsverwaltung
* Eingaben in die Datenbank IMDAS

Das bringen Sie mit:
* Abgeschlossene Ausbildung als Bürokraft (m/w/d) oder im kaufmännischen Bereich
* Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich Organisation, Projektmanagement und/oder Assistenz
* Entsprechend gute Deutschkenntnisse und rhetorische Fähigkeiten in Wort und Schrift
* Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Professioneller Umgang mit den gängigen Office-Programmen
* Kenntnisse im Umgang mit CRM-Programmen wünschenswert
* Bereitschaft zum proaktiven, bereichsübergreifenden und flexiblen Arbeiten
* Hohes Verantwortungsbewusstsein, strukturiertes Arbeiten und Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
* Freundliches Auftreten, soziale Kompetenz und Teamfähigkeit

Das bieten wir Ihnen:
* Einen Arbeitsplatz im Schloss am Fuße des Grimmings
* Einen großen Spielraum beim Einbringen und Umsetzen von Ideen sowie Raum für Selbstständigkeit und Eigeninitiative
* Ein breit gefächertes Schulungs- und Fortbildungsangebot
* Kostenfreie Teilnahme an vielfältigen Maßnahmen der Betrieblichen Gesundheitsförderung
* Einen mit den öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Fahrrad sehr gut erreichbaren Arbeitsplatz
* Flexible Arbeitszeit
* Eine bezahlte Mittagspause von 30 Minuten täglich (bei mindestens 6 Stunden Arbeitszeit pro Tag)
* Zahlreiche Mitarbeiter*innen-Vergünstigungen und -Rabatte
* Zusätzlich zum Jahresurlaub bezahlte arbeitsfreie Tage (24. Dezember, 31. Dezember, Karfreitag, Teilnahme am Stiftungstag zur Gründung des Universalmuseums Joanneum, Bildungs- bzw. Sozialtag für Weiter- und Teambildung)

Als Gesellschaft des Landes Steiermark bieten wir Ihnen ein hohes Maß an Sicherheit und Stabilität. Abhängig von Ihren anrechenbaren Vordienstzeiten ist diese Stelle entsprechend unserer Gehaltsordnung mit mindestens € 2.400,00 brutto/Monat bis 2.766,00 brutto/Monat (14 x p. a.) auf Basis einer Vollzeitbeschäftigung dotiert.

Wenn Sie Freude an diesem vielfältigen Arbeitsumfeld und Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit haben, dann lassen Sie uns bis spätestens 20. September 2026 bei laufender Stellenvergabe Ihre Bewerbungsunterlagen inklusive Motivationsschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen zukommen. Unser Online-Bewerbungsportal finden Sie unter https://www.museum-joanneum.at/login.

Die Übermittlung von Bewerbungsunterlagen ist ausschließlich über das Online-Bewerbungsportal möglich. Dieses Portal wurde gemäß den Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) eingerichtet und bietet höchste Sicherheit für Ihre persönlichen Daten. Bewerbungsunterlagen, die auf anderen Kanälen an das Universalmuseum Joanneum übermittelt werden, können nicht berücksichtigt werden.

Wir freuen uns auf Sie!

Universalmuseum Joanneum Personalentwicklung Katharina Fochler, MA
[email protected]
https://www.museum-joanneum.at/jos Das Mindestentgelt für die Stelle als Office Manager_in (m/w/d) beträgt 2.400,00 EUR brutto pro Monat auf Basis Vollzeitbeschäftigung. Bereitschaft zur Überzahlung.