Administrative*r Mitarbeiter*in mit Schwerpunkt Forschung

1 Administrative*r Mitarbeiter*in mit Schwerpunkt Forschung Ihre Aufgaben
Ihr Schwerpunkt liegt in der Forschungsadministration, wo Sie die Qualität der administrativen
Abläufe sicherstellen. Nach einer strukturierten Einarbeitung übernehmen Sie Ihren
Aufgabenbereich eigenständig und bringen sich langfristig in die Weiterentwicklung dieser
Funktion ein. Zu Ihren Aufgaben zählen:
º Administrative Begleitung von Forschungsprojekten: Sie begleiten unsere
Forschenden bei Antrags- und Auftragsprojekten
º Schnittstellen- und Informationsmanagement: Sie koordinieren den
Informationsfluss zwischen Departmentleitung, Instituten sowie zentralen
Serviceeinrichtungen und unterstützen die interne Abstimmung im Bereich Forschung.
Zudem geben Sie erste administrative Orientierung, etwa bei Fragen zu Open Science,
Open Access oder Forschungsdatenmanagement
º Prüfung und Aufbereitung von Unterlagen: Sie prüfen Projekteinreichungen formal
(Kostenkalkulationen, Fördervorgaben etc.), bereiten Unterlagen strukturiert auf und
erstellen präzise Datenauswertungen in Excel
º Projektabrechnung und Audit-Support: Sie wirken bei Projektabrechnungen und
externen Finanzprüfungen mit und stimmen sich dabei mit den zuständigen
Serviceeinrichtungen ab
º System- und Prozessunterstützung: Sie unterstützen bei internen Abläufen und bei
der Anwendung universitärer Tools wie FIS und ArgeData
º Organisation im Departmentmanagement: Sie koordinieren organisatorische und
administrative Abläufe, insbesondere Besprechungen, Veranstaltungen und weitere
laufende Aufgaben, dokumentieren Ergebnisse und stellen die strukturierte
Nachverfolgung von Themen, Fristen und Unterlagen sicher


Ihr Profil
º Qualifikation: Abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene höhere
Schulausbildung mit Matura (z. B. HAK, HLW oder gleichwertiger Schulabschluss)
jeweils mit relevanter Berufs- bzw. Praxiserfahrung. Bewerbungen aus dem
kaufmännischen oder administrativen Bereich sind uns ebenso willkommen wie aus
dem Wissenschafts- oder Universitätsumfeld
º Arbeitsweise und Selbstorganisation: Strukturierte, sorgfältige und zuverlässige
Arbeitsweise; Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu organisieren und Prioritäten zu
setzen. Ideen zur Weiterentwicklung administrativer Abläufe bringen Sie gerne ein
º Zahlen und strukturiertes Denken: Ausgeprägtes Zahlenverständnis und Freude an
der Datenorganisation; Bereitschaft, sich rasch in neue Sachverhalte einzuarbeiten
und Zusammenhänge strukturiert zu erfassen
º IT-Kompetenz: Sehr gute IT-(Anwender*innen-)Kenntnisse (insbesondere MS Office)
º Kommunikation und Teamkultur: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort
und Schrift; serviceorientierte, wertschätzende Kommunikation sowie Offenheit für
unterschiedliche Perspektiven, Erfahrungen und Hintergründe
º Von Vorteil, aber keine Voraussetzung: Kenntnisse universitärer Strukturen und
Abläufe, Erfahrung in der administrativen bzw. finanziellen Abwicklung
wissenschaftlicher Projekte (inklusive Projektabrechnung), Kenntnisse der
österreichischen und internationalen Förderlandschaft sowie Grundkenntnisse in SAP
bzw. im Rechnungswesen

Erscheinungstermin: 01.09.2026
Bewerbungsfrist: 15.09.2026

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung inkl.
º Motivationsschreiben
º Lebenslauf
º Zeugnisse (Abschlusszeugnisse, Dienstzeugnisse)
º Kurzübersicht absolvierter Kurse/Schulungen
º Informationen zu Rahmenbedingungen/Unterstützungshilfen (sofern benötigt)
º Bitte fügen Sie Ihre Bewerbungsunterlagen in einer einzigen PDF-Datei zusammen
und benennen Sie diese nach folgendem Muster: "Nachname_Vorname.pdf"
an das Personalmanagement, Referenznummer 171, der Universität für Bodenkultur,
Peter-Jordan-Straße 70, 1190 Wien; E-Mail: [email protected]. Bitte Referenznummer
unbedingt anführen!


Die Bewerber*innen haben keinen Anspruch auf Abgeltung aufgelaufener Reise- und
Aufenthaltskosten, die aus Anlass des Aufnahmeverfahrens entstanden sind.


www.boku.ac.at Das Mindestentgelt für die Stelle als Administrative*r Mi...