Office Manager_in an einer akademischen Einheit

1 Office Manager_in an einer akademischen Einheit Ihre Aufgaben
* Mit dem "Center for Language, Meaning and Society (CLaMS)" entsteht an der Universität Graz ein interdisziplinäres Zentrum, das als lebendiger Treffpunkt für Zusammenarbeit auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene konzipiert ist. Gemeinsam mit Ihnen möchten wir dieses Zentrum von Grund auf gestalten und weiterentwickeln - bringen Sie Ihre Ideen und Ihr Engagement ein und werden Sie Teil eines weltoffenen Teams, das die Forschung und den Austausch rund um Sprache, Bedeutung und Gesellschaft neu denkt.
* Eigenverantwortliche Planung und Sicherstellung aller inhaltlichen, organisatorischen und administrativen Agenden des Office Managements des Zentrums
* Abwicklung des Bestellwesens in SAP (Angebotseinholung, Bestellungen, Rechnungsabwicklung, Monitoring, u.a.)
* Administrative Abwicklung der Personalagenden inkl. Abwicklung von Reiseanträgen und Abrechnungen
* Terminkoordination, Ablage, Archivierung, Betreuung des zentralen Mailpostfaches des Zentrums und Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
* Veranstaltungsorganisation und umfassende Betreuung internationaler Gäste am Zentrum
* Administrative und organisatorische Abwicklung von Drittmittelprojekten
* Einführung und Schulung (neuer) Mitarbeiter:innen
* Administrative Abwicklung aller Lehrangelegenheiten (UniGrazOnline)
* UniGrazOnline-Beauftragte und GFS-Admin (Rechte- und Funktionsvergabe)
* Aufbau und Betreuung der Homepage des Zentrums

Ihr Profil
* Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder AHS/BHS-Abschluss auf Maturaniveau
* Mehrjährige Berufserfahrung in der Büroorganisation, im Projektmanagement und bei der Organisation von Veranstaltungen, nach Möglichkeit im universitären Bereich
* Sehr gute schriftliche Ausdrucksweise
* Der Tätigkeit entsprechende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch C1 und Englisch ab B2 nach GERS)
* Sehr gute MS Office-Kenntnisse
* Einschlägige SAP-Kenntnisse
* UniGrazOnline Kenntnisse (erwünscht)
* Kenntnisse in Content Management Systemen (z.B. Typo3) (erwünscht)
* Selbständige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit
* Hohe Flexibilität und Eigeninitiative
* Soziale Kompetenz und Teamfähigkeit
* Serviceorientierung und Freude an der interkulturellen Zusammenarbeit in einem internationalen wissenschaftlichen Umfeld
* Bereitschaft zur Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen der Universität

Wir bieten
* Sinn: Wir bieten sinnstiftende Arbeit für die Welt von morgen.
* Unser internes Weiterbildungsangebot ist so bunt wie die Universität.
* Zusammenarbeit: Bei uns finden Sie interdisziplinäre, berufsgruppenübergreifende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
* Benefits: Selbstverständlich gibt es alle gängigen Benefits von von A wie Arbeitszeitflexibilität bis Z wie Zugang zu 375 kostengünstigen Sportkursen am USI.
* Vielfalt: Neben der inhaltlichen Vielfalt der verschiedenen Wissenschaftsdisziplinen bieten wir ein Arbeitsumfeld, in dem Diversität und Inklusion gelebt werden und einen hohen Stellenwert einnehmen.
* Flexibilität: Flexibilität beweisen wir nicht nur mit den verschiedenen Arbeitszeitmodellen sondern auch mit den Angeboten zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Kontakt
[email protected]

Bewerbungsunterlagen
* CV
* Motivationsschreiben
* Alle relevanten Zeugnisse, inkl. Sprachnachweise

Die Universität Graz strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, insbesondere in Leitungsfunktionen und beim wissenschaftlichen Personal, und lädt deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung ein. Im Falle der Unterrepräsentation werden Frauen bei gleicher Qualifikation grundsätzlich vorrangig aufgenommen. Wir freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung, die über eine ausschreibungsadäquate Qualifikation verfügen.

Bitte beachten Sie, dass wir Bewerbungen aufgrund der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben ausschließlich über unser webbasiertes Bewerber:innen-Tool entgegennehmen können.

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